UX: Guía para optimizar un sistema vigente

En un mundo donde la tecnología avanza día a día, las organizaciones a menudo se enfrentan a la necesidad de renovar sus sistemas existentes. Sin embargo, muchas veces la idea de iniciar un proyecto desde cero puede parecer abrumadora y poco práctica. 

La buena noticia es que no es necesario crear un nuevo sistema para implementar las mejores prácticas de usabilidad. Es totalmente posible y beneficioso optimizar y reimaginar sistemas legacy, mejorando la experiencia del usuario y el rendimiento del software sin perder la inversión realizada hasta ahora.

La optimización de un sistema no se limita simplemente a mejorar su rendimiento; se trata de transformar la experiencia del usuario y convertir el software en una herramienta eficiente, intuitiva y accesible. Este proceso implica una combinación de mejoras técnicas, de diseño y de procesos, en los que cada aspecto es igual de importante: 

• Investigación y análisis: Comprender a quién sirve el sistema y cómo interactúan los usuarios con él.

• Rediseño de flujos: Optimizar la navegación para mejorar la experiencia del usuario.

• Sistema de diseño: Desarrollar componentes reutilizables que garanticen la coherencia y eficiencia.

• Integración de UX/UI: Incorporar prácticas de diseño en cada etapa del desarrollo, asegurando que la performance, responsividad y seguridad no se vean comprometidas.

Abordar este proceso puede no ser una tarea sencilla. Los líderes de proyecto suelen enfrentarse a múltiples desafíos técnicos, organizacionales y de gestión del cambio. Por ejemplo, la resistencia al cambio por parte del cliente es común; muchos subestiman la complejidad de la optimización y esperan resultados inmediatos. Adicionalmente, pueden surgir diferencias entre las partes involucradas, como en el caso donde los desarrolladores priorizan la escalabilidad, mientras que el equipo de negocio se concentra en aumentar las conversiones, y los diseñadores buscan mejorar la usabilidad.

“Si bien el abordaje metodológico se define según los recursos disponibles, el tamaño, los perfiles y habilidades del equipo. En el desarrollo de software, es común la adopción de metodologías ágiles como SCRUM o KANBAN, aunque algunos clientes pueden trabajar con enfoques distintos, como Waterfall, o incluso no seguir una metodología formal debido a particularidades de su estructura organizacional. Cada enfoque tiene sus ventajas y desafíos, por lo que es clave adaptar la estrategia adecuada a las necesidades del proyecto.”, comenta Julio Nicolás Santarelli, Senior Visual Designer en Concentrix Argentina. 

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La deuda técnica de los sistemas legacy representa otro obstáculo significativo. Las limitaciones impuestas por tecnologías obsoletas, código desordenado y falta de documentación pueden dificultar la gestión efectiva del backlog. Además, obtener un feedback real de los usuarios es un reto, ya que muchos clientes carecen de datos precisos sobre la interacción de los usuarios con el sistema, a menudo basándose en suposiciones.

Pero no todo es negativo. En un escenario ideal, también existen beneficios en un proyecto de optimización: 

• Base de usuarios y datos disponibles: Aprovechar los conocimientos de los usuarios actuales puede ser invaluable.

• Menor inversión inicial: Las mejoras pueden requerir menos recursos en comparación con un desarrollo desde cero.

• Validación previa del negocio: Consolidar las propuestas con datos consistentes antes de lanzarlas al mercado.

• Menor curva de aprendizaje: Si el rediseño no es total, los usuarios pueden adaptarse más rápidamente.

“Si bien siempre existe una interrelación entre los diferentes aspectos sobre los cuales podemos asesorar e intervenir al abordar un proyecto, una propuesta visual puede implicar cambios de arquitectura, modelado o incluso tecnologías utilizadas. Puede ocurrir tanto que el servicio esté balanceado entre usabilidad, funcionalidad e implementación, involucrando tanto trabajo de back como de front y UX; o bien tener un escenario en el cual el cliente expresa una necesidad puntual y el foco del requerimiento se sitúa específicamente en el área correspondiente, evaluando las implicaciones que pueda llegar a tener en otras capas”, agrega Santarelli. 

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Guía práctica de optimización by Concentrix 

1. Análisis. El proceso de optimización siempre parte de un análisis: entender qué busca el cliente, quiénes son sus usuarios, cómo funcionan sus flujos de trabajo y qué limitaciones técnicas hay. 

2. Diagnóstico: El análisis previo nos da un diagnóstico claro para saber qué mejorar.

3. Soluciones posibles: A partir de ahí, planteamos soluciones centradas en el usuario, desde prototipos hasta mejoras técnicas específicas, siempre con métricas concretas para medir resultados.

4. Proceso de implementación: La implementación puede ser gradual o integral, según el riesgo y la magnitud del cambio que se necesite. Puede ir desde pruebas A/B y lanzamientos beta hasta rediseños completos o migraciones tecnológicas.

5. Medición y optimización: una parte clave implica medir y optimizar continuamente. Monitorear métricas, recolectar feedback y ajustar lo necesario para asegurar resultados sólidos.