La tecnología y la innovación transforman el mundo de los eventos corporativos

Los datos de Marketsplash confirman que el 60% de los ejecutivos considera que los eventos son fundamentales para alcanzar los objetivos corporativos. A medida que las empresas reconocen la importancia de los eventos, los usan no solo para promocionar productos, sino también para generar compromiso entre sus empleados, capacitar a sus equipos y establecer relaciones duraderas con los clientes. Los eventos corporativos, en su forma tradicional o digital, se han convertido en una pieza central de las estrategias comerciales.

En este contexto, la tecnología ha cobrado un protagonismo especial. Un informe de 2023 reveló que el 57% de los responsables de marketing destinaron una mayor parte de su presupuesto a la tecnología aplicada a eventos. Este crecimiento en la inversión refleja la creciente conciencia sobre la importancia de las soluciones tecnológicas para garantizar el éxito de los eventos en todos los sectores. Desde plataformas para la gestión de asistentes hasta herramientas para la interacción virtual, la tecnología se ha integrado en la planificación y ejecución de eventos de una manera irreversible.

Con tecnologías emergentes como la inteligencia artificial (IA), la realidad virtual (VR) y la realidad aumentada (AR), las empresas están transformando la experiencia del evento corporativo, creando entornos interactivos y personalizados que permiten una mayor participación y un impacto más significativo.

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La estacionalidad en los eventos corporativos: ¿Es el final de año la temporada alta?

Aunque los últimos meses del año son reconocidos por una alta concentración de eventos corporativos, el panorama completo revela que hay una oferta constante durante todo el año. María del Rosario Collados Storni, Gerente de Marketing de DHL Express Argentina, explica que “nuestra temporada alta de eventos y regalos corporativos arranca en octubre y finaliza en diciembre, con calendarios y reuniones de fin de año. Sin embargo, durante todo el año se presentan oportunidades propias de la industria”.

Este enfoque es compartido por muchas empresas. Nicolás Borrelli, Gerente Regional de Marketing y Comunicaciones de Cirion Technologies para Clúster Sur de América Latina, añade que “hay diferentes tipos de eventos todo el año, con una cadencia importante que se reitera trimestre a trimestre. Los eventos corporativos de comienzo del año son más de carácter interno; mientras que los del segundo y tercer trimestre tienen un carácter más bien externo y hacia fin de año, los eventos externos e internos conviven entre la generación de demanda y los saludos de fin de año”.

Con el foco en marketing deportivo

Por su parte, Julieta Prada, jefa de Comunicación y Marketing de Grupo Gestión, señala que, aunque los últimos meses concentran la mayor cantidad de eventos, su agenda es continua. "Nuestra agenda se extiende desde principios de año debido a nuestra presencia y servicios en diversas regiones del país, lo que le otorga a nuestra propuesta un enfoque verdaderamente federal”, explica.

Por su parte, Hermes Romero, Director para Centro, Suramérica y Caribe de Tenable, subraya la naturaleza continua de los eventos en la industria de la seguridad informática: “La industria de la seguridad informática es uno de los sectores más dinámicos del mundo tecnológico, marcado por la actualización permanente de hallazgos de vulnerabilidades y de la presentación de nuevos productos y soluciones que permiten exponer y cerrar las brechas de ciberseguridad, las cuales deterioran el valor, la reputación y la confianza en el negocio. Por este motivo, desde Tenable tenemos una agenda de eventos corporativos a lo largo de todo el año, con la producción de actividades propias para clientes de más de 44.000 empresas y organizaciones gubernamentales a nivel global y nuestros socios comerciales, como así también mediante la participación en foros globales y destacados en el rubro de seguridad”.

La transformación de los eventos corporativos post-pandemia

La pandemia de COVID-19 transformó profundamente la manera en que se desarrollan los eventos. Las restricciones de movilidad llevaron a las empresas a adoptar formatos digitales, como webinars y experiencias virtuales. Tras la pandemia, muchos eventos presenciales se han retomado, pero el formato digital se mantiene como una alternativa viable y eficiente.

“Durante la pandemia, los eventos presenciales fueron reemplazados por webinars y experiencias digitales”, señala María del Rosario Collados Storni. Aunque los eventos físicos han vuelto, el formato híbrido, que combina lo presencial con lo virtual, se ha establecido como una tendencia a seguir.

“En SAP fuimos pioneros en retomar la actividad presencial post-pandemia con nuevos formatos que aportan valor al cliente. Iniciativas como SAP House, que ha sido replicada en otros mercados, y SAP Business Campus, una propuesta que ofrece cuatro días de innovación y colaboración, demuestran cómo los eventos se han transformado. Los clientes valoran estos espacios de encuentro, diseñados para ofrecer información estratégica que facilita la toma de decisiones, especialmente en entornos de constante cambio. Adicionalmente podemos observar que hay una tendencia hacia eventos híbridos, combinando lo presencial y lo virtual, lo que permite mayor alcance y flexibilidad. Además, la sostenibilidad y la personalización son factores clave” señala María Beatriz Pontorno, Head of Marketing SAP LAC South Region.

En ese sentido, para las empresas, la organización de eventos también es una herramienta clave para mejorar la interacción con clientes y prospectos. En Cirion Technologies, Borrelli destaca que los eventos son una oportunidad para "sumar el valor del networking a los contenidos en materia de innovación, lo que contribuye al posicionamiento de la marca y a la generación de demanda".

El impacto en la reputación de una empresa es también un factor relevante. En Grupo Gestión, Julieta Prada explica que "estar cerca de los clientes, compartiendo experiencias y conocimientos, es esencial para construir relaciones duraderas". 

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La evolución de los eventos corporativos

Los eventos corporativos han evolucionado significativamente en los últimos años, especialmente gracias a los avances tecnológicos. Gustavo Vignozzi, Director de Cuentas de Mito MKT, destaca cómo “la tecnología permite viralizar los eventos más fácilmente a través de plataformas como streaming y WhatsApp”. Además, la accesibilidad a speakers internacionales sin la necesidad de que viajen físicamente ha revolucionado la forma en que se planifican los eventos.

El presupuesto sigue siendo y será un condicionante, pero, como Vignozzi indica, “la creatividad entra en juego cuando los recursos son limitados”. La clave está en pensar "fuera de la caja", probando nuevas locaciones y formatos más innovadores y económicos.

El mercado de eventos corporativos sigue creciendo, impulsado por la innovación tecnológica y la constante adaptación a las necesidades de los asistentes. Ya sean presenciales, híbridos o virtuales, los eventos corporativos continúan siendo herramientas poderosas para las empresas que buscan fortalecer sus relaciones, expandir su alcance y consolidar su presencia en un mercado globalizado y altamente competitivo. Porque al final de todo, encontrarse con los demás, sigue siendo importante.

RM