Por Andrea Vallejos *
Nada es tan importante como un efectivo sistema de información a los efectos de lograr un alto grado de prevención.
Contar en tiempo y forma con información adecuada es fundamental para detectar, evaluar y analizar desvíos, irregularidades o acontecimientos que no sólo nos alejan del logro de los objetivos que la organización ha establecido, sino que a su vez pueden costar muy caro a la hora de asumir costos tanto monetarios como de imagen.
¿Cuánto vale saber a tiempo la insatisfacción de nuestros clientes por el servicio prestado? ¿O que se están comprando insumos caro y, de continuar, no se podrán lograr los objetivos de rentabilidad esperados? ¿Cuán importante es saber a tiempo que nuestras medidas de protección no se están tomando adecuadamente y que esto podría provocar un accidente en planta que no sólo detenga la marcha del negocio, sino que pueda impactar en una vida humana?
El Cuadro de Mando Integral o el Tablero de Comando permiten contar de una manera ágil con dicha información, avisándonos en forma temprana los indicios de que "algo nos está alejando de nuestro camino" y permitiéndonos actuar e implementar las soluciones a tiempo.
Si bien la gestión de riesgos es una responsabilidad de la dirección, su ejecución es una responsabilidad de todos dentro de la organización.
En este sentido, el Tablero de Comando es una herramienta sencilla que se utiliza para medir situaciones consideradas “críticas” y que necesitan ser monitoreadas continuamente.
Estas mediciones, en general, se definen para diversas áreas de interés dentro de una compañía: Seguridad e Higiene, Costos, Productividad, Rentabilidad, Satisfacción del cliente, Cumplimiento legal, etc.
Planteados los objetivos a cumplir, se despliegan en el tablero indicadores clave para cada una de estas áreas. A cada indicador se le asignará una medida ideal, una presupuestada, una real y su punto de quiebre (aquel valor que si se llegara a alcanzar, significaría un punto de inflexión en el proceso en cuestión, por ejemplo, el punto de re-pedido).
Además, se designa un responsable para la gestión de ese indicador que, a su vez, deberá responder por los valores que éste adquiera.
Se determina la periodicidad con la que será monitoreada cada medición y, posteriormente, se calcula la diferencia entre la medida real vs la ideal, resultando la brecha a mitigar en cada caso.
Esta herramienta es uno de los elementos que se utilizan a la hora de implementar un “Sistema de Gestión”, entendido este como un conjunto de cuatro etapas (ideación, planeación, implementación y control) unidas en un proceso continuo, que permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr su continuidad y plantear mejoras.
Esto genera un proceso circular virtuoso permanente.
El área de Auditoría Interna es un elemento crucial a la hora de evaluar permanentemente la marcha de este sistema y prevenir posibles desvíos que deban tenerse en cuenta para lograr la eficiencia y efectividad esperada.
Recibir información útil que nos prevenga de un problema antes de que éste ocurra o que se vuelva “inmanejable”, es imprescindible hoy en día no sólo para el crecimiento de una organización sino también para su supervivencia.
* CPN y líder Business Risk Management de San Martín, Suárez y Asociados
28-1-2012
